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Hinzufügen und Verwenden von Kontakten

Mit Kontakten kann Ihnen Outlook dabei helfen, wichtige Informationen zu den Personen, die Sie kennen, nachzuverfolgen. Kontakte sind wie ein persönliches Adressbuch. In diesem Kurs wird gezeigt, wie Sie Kontakte hinzufügen, sie bearbeiten, darauf zugreifen und sie verwenden können.

Hinzufügen eines Kontakts von Grund auf

  1. Klicken Sie unten im Bildschirm auf Personen.
  2. Klicken Sie in der Gruppe Neu auf Neuer Kontakt, oder drücken Sie STRG+N.
    Tipp Drücken Sie STRG+UMSCHALT+C, um von einem beliebigen Ort in Outlook aus einen neuen Kontakt zu erstellen.
  3. Geben Sie einen Namen und weitere Informationen für den Kontakt ein.
  4. Wenn Sie sofort einen weiteren Kontakt erstellen möchten, klicken Sie auf
    Speichern und neu
    (auf diese Weise müssen Sie nicht für jeden Kontakt von vorn beginnen). Wenn Sie mit dem Eingeben neuer Kontakte fertig sind, klicken Sie auf Speichern und schließen.
    Tipp Möchten Sie einen weiteren Kontakt für das gleiche Unternehmen hinzufügen? Klicken Sie einfach auf den kleinen, nach unten weisenden Pfeil neben Speichern und neuer Kontakt, und klicken Sie dann auf Neuer Kontakt in dieser Firma.

Hinzufügen eines Kontakts auf Basis einer E-Mail-Nachricht

  1. Öffnen Sie die Nachricht, so dass der Name der Person in einer dieser Zeilen angezeigt wird: Von:, An:, Cc: oder Bcc:.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Namen, und klicken Sie dann auf Zu Outlook-Kontakten hinzufügen. Nun wird ein neues Fenster geöffnet, in dem Sie die gewünschten Details eingeben können. Outlook setzt die E-Mail-Adresse des Kontakts in das Feld E-Mail und alle weiteren aus der Nachricht abzuleitenden Informationen über den Kontakt in die entsprechenden Felder ein. Wenn ein Kontakt sich in Ihrer Organisation befindet, umfassen diese Informationen wahrscheinlich die Position, die Abteilung, das Telefon und das Büro.
  3. Klicken Sie auf Speichern.

Andere Verfahren zum Hinzufügen von Kontakten

  • Importieren von Kontakten aus einer CSV- oder PST-Datei Eine CSV-Datei (per Komma getrennte Werte) enthält Kontakte, die Sie in eine Textdatei exportiert haben. Eine PST-Datei wird in einem Format exportiert, das von einem anderen Computer, auf dem Outlook ausgeführt wird, gelesen werden kann. Weitere Informationen finden Sie unter Importieren von Kontakten.
  • Abrufen von Kontakten aus Excel Weitere Informationen finden Sie unter Importieren von Kontakten aus einer Excel-Tabelle.

Video Eins: Hinzufügen und Verwenden von Kontakten

Video Zwei: Weitere Möglichkeiten zum Anzeigen und Bearbeiten von Kontakten

Video Drei: Weitere Möglichkeiten zum Verwenden Ihrer Kontakte

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Wenn Sie und die Empfänger mit Microsoft Exchange arbeiten, können Sie die Nachricht zurückrufen (was bedeutet, dass Sie versuchen, die Nachricht im Posteingang des Empfängers zu löschen), oder Sie können versuchen, die Nachricht zu ersetzen (was bedeutet, dass Sie die ursprüngliche Nachricht löschen und durch eine neue Nachricht ersetzen).

Grundsätzlich gilt zwar, dass man eine E-Mail vor dem Versenden noch einmal prüft. Allerdings kann es doch einmal notwendig sein, eine gesandte Nachricht zurückrufen oder gar ersetzen zu wollen. Das Zurückrufen einer Nachricht unterliegt der Beschränkung, dass der Empfänger im selben Exchange Kontext befindet und die Nachricht noch nicht gelesen wurde. Das Video Eins stellt die Vorgehensweise zum Zurückrufen genauer dar.

Handelt es sich beim Empfänge rum IMAP oder POP Postfächer, so kann die Nachricht erneut gesandt werden. Dies wird in Video Zwei näher erläutert.

Video Eins: Zurückrufen, Ersetzen oder erneutes Senden einer E-Mail.

Video Zwei: Erneutes Senden einer E-Mail, wenn diese nicht zurückgerufen werden kann


Microsoft Office Support

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Erhalten Sie auch viele E-Mails die Sie eigentlich nachverfolgen müssten oder die sogar ein Handeln Ihrerseits erfordern. Verlieren Sie bei der Fülle der Informationen und erforderlichen Aktionen auch manchmal den Überblick? Wenn ja, dann zeige ich Ihnen eine unschlagbare Möglichkeit, um in Microsoft Outlook eine Aufgabe zu erstellen und damit immer auf dem Laufenden zu bleiben.

Wenn Sie eine E-Mail erhalten, in der Sie zum Beispiel um eine Rückantwort binnen 14 Tagen oder die Planung eines Meetings gebeten werden, können Sie diese E-Mail einfach und schnell in eine Aufgabe wandeln.

Aufgabe aus E-Mail erstellen

Folgen Sie diesen einfachen Schritten, um aus einer E-Mail eine Aufgabe zu erstellen:

  1. Markieren Sie im Posteingang die relevante E-Mail. Bitte beachten Sie, dass die E-Mail nicht geöffnet sein muss.
  2. Klicken Sie die markierte E-Mail an und ziehen Sie die E-Mail mit gedrückter Maustaste in die Aufgaben Leiste im Navigationsbereich von Outlook
  3. Outlook erstellt jetzt aus Ihrer E-Mail eine neue Aufgabe. Der Inhalt der E-Mail wird zum Inhalt der Aufgabe. So bleiben alle Informationen erhalten.
  4. Der Betreff der Aufgabe ergibt sich aus dem Betreff der E-Mail. Sie können den Betreff aber jederzeit so anpassen, dass er Ihren Vorstellungen entspricht.
  5. Setzen Sie für die Aufgabe eine Fälligkeit fest und stellen Sie eine Erinnerung ein, damit Sie an die Aufgabe erinnert werden.
  6. Bestätigen Sie alles mit Speichern und Schließen.
  7. Entscheiden Sie nun, ob Sie die E-Mail im Posteingang behalten möchten, in ein Archiv oder Ordner verschieben oder sogar löschen. Denken Sie daran, der Inhalt ist ja noch in der Aufgabe enthalten.

P.S.

Auf dem selben Weg, auf dem Sie eine E-Mail in eine Aufgabe umwandeln, können Sie auch einen Kalendereintrag erstellen. Ziehen Sie zu diesem Zweck einfach die betreffende E-Mail auf die Kalender Leiste im Navigationsbereich von Outlook. Microsoft Outlook erstellt dann einen neuen Termin mit dem Betreff der E-Mail und dessen Inhalt.

— Dieser Beitrag ist ein Abstrakt des Blogartikels ‘How To Convert An Email Into An Outlook Task’ auf IT Managers Inbox

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“Was soll das heißen, Sie haben die Mail nicht bekommen? Ich habe sie gestern Abend verschickt!” Zumindest dachten Sie das. Aber jetzt sitzen sie mit hochrotem Kopf in einem Meeting, bei dem Ihre Präsentation besprochen werden soll, die aber keinen der betreffenden Empfänger erreicht hat. Peinlich! Also rein ins Outlook und tatsächlich … Da ist sie. Im Postausgang.

Wenn Sie jemals in dieser Situation waren, hier einige Gründe wieso und einige Hilfsmittel dagegen.

Nachrichten Manuell versenden

Als allererstes, versuchen Sie die E-Mail einfach jetzt noch einmal zu senden. Klicken Sie auf “Alle Aktualisieren” auf dem Senden/Empfangen Reiter.

Prüfen Sie im Ordner “Gesendete E-Mails”, dass die Nachricht versandt wurde.

Email Anhang zu groß

Der vermutlich häufigste Grund für eine festgefahrene Mail ist ein zu großer Anhang. Dabei kann es entweder der sendende Server sein, dem eine Beschränkung auferlegt wurde oder aber der Server des Empfängers. Vermutlich ist die Folie mit den vielen Kuchendiagrammen der Übeltäter.

Offline Arbeiten

Wenn das erneute Senden nicht funktioniert hat, versuchen Sie die Größe der Datei zu minimieren und senden Sie die Mail erneut.

Dafür müssen Sie die betreffende Nachricht entweder löschen oder im Postausgang öffnen. Das funktioniert aber nicht immer. Outlook ist nämlich sehr energisch und versucht immer wieder, die Mail zu versenden. Solange Outlook die Mail versendet oder dasselbe versucht, ist die Nachricht geblockt. Möglicherweise erhalten Sie sogar folgende Meldung:

Aber auch hierfür gibt es ein Hintertürchen: Gehen Sie Offline. Auf dem Register Senden/Empfangen klicken Sie einfach Offline Arbeiten.

Wenn Sie erste einmal offline arbeiten, lässt sich das Problem schnell beheben. Nachricht öffnen, Anhang entfernen, Dateigröße minimieren, erneut anhängen und erneut senden.

Email Server offline

Manchmal kann Outlook eine E-Mail nicht versenden, weil der E-Mail Server nicht erreichbar ist. Das kann sowohl bei einer Online, als auch bei einem On-Premise Server vorkommen. In diesem Fal lautet die Devise: Weiter Arbeiten. Denn sobald die Verbindung wieder online ist, versendet Outlook alle E-Mails aus dem Postausgang.

Ob der Server Online ist, erkennen Sie in der Statusleiste von Outlook. Dort finden Sie entweder ein Offline oder ein Verbunden mit Server XYZ

 

— Dieser Beitrag ist ein Abstrakt des Artikels Email stuck in your outbox? Try this. von Dail Bridges auf dem Outlook Blog

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SEIT MICROSOFT OFFICE 2007 SIND BEFEHLE UND FUNKTIONEN AM OBEREN RAND DES PROGRAMMS ERREICHBAR. DAS SOGENANNTE RIBBON IST IN REGISTERKARTEN GEGLIEDERT, AUF DENEN BEFEHLE UND FUNKTIONEN IN LOGISCHEN BEFEHLSGRUPPEN ZUSAMMENGEFASST SIND. JEDE ANWENDUNG (WORD 2010, EXCEL 2010 ETC.) ERFÜLLT UNTERSCHIEDLICHE AUFGABEN UND DAHER SIND AUCH DIE REGISTERKARTEN ANWENDUNGSSPEZIFISCH. DIE MÖGLICHKEITEN DES RIBBON IN DEN OFFICE 2013 ANWENDUNGEN WIRD IN DIESEM HANDZETTEL NÄHER BESCHRIEBEN.

Registerkarten

Registerkarten enthalten für bestimmte Aufgabenkomplexe die am häufigsten verwendeten Funktionen. In allen MS Office 2013 Anwendungen befinden sich auf der REGISTERKARTE START die grundlegenden Befehle zur Arbeit mit dem Dokument (Einfügen, Formatieren etc.). Vergleicht man die Grafiken, erkennt man den unterschiedlichen Aufbau der REGISTERKARTE START. Während in Excel die Befehlsschaltflächen zur bedingten Formatierung, zum Sortieren und Filtern anbietet, fehlen diese Optionen in Word.

Befehlsgruppen

Befehlsgruppen gruppieren Befehle die zur Ausführung einer bestimmten Aufgabe (z.B Formatieren von Schrift) zur Verfügung stehen. So beinhaltet Start die Gruppen Zwischenablage, Schriftart oder Absatz. Die Namen der Gruppen werden am unteren Rand der MFL angezeigt. In den Befehlsgruppen befinden sich die Befehlsschaltflächen.

Befehlsschaltflächen

Befehlsschaltflächen sind zum Teil mit den Schaltflächen früherer Office Versionen identisch. Einige Schaltflächen führen einen Befehl direkt durch Klicken aus, wie Zentrieren oder Ausschneiden. Andere Schaltflächen (mit einem kleinen Pfeil markiert) öffnen durch Klick ein Menu, in welchem weitere Befehle zusammengefasst werden. In Word 2010, Excel 2010 und PowerPoint 2010 sind zum Beispiel Rahmen und Schattierungen solche Befehlsschaltflächen.

Dialogfelder

Einige Befehlsgruppen lassen sich um Dialogfelder mit einer Palette zusätzlicher Funktionen und Optionen erweitern. Wenn eine Befehlsgruppe zusätzliche Optionen enthält, wird dies am rechten unteren Rand der Umrahmung durch einen kleinen Pfeil deutlich.

Multifunktionsleiste minimieren / ausblenden

Die Multifunktionsleiste lässt sich per Doppelklick auf ein Register reduzieren. Dadurch wird die Multifunktionsleiste minimiert und bietet durch einfaches Klicken ihre Inhalte an. Zum Maximieren genügt ein erneuter Doppelklick auf eine Registerkarte. Mit Office 2013 können Sie Ribbon, Titel– und Statusleiste komplett ausblenden. Den Programmschaltflächen der Titelleiste wurde dazu eine neue Funktion hinzugefügt. Das Auswahlmenü MENÜBAND-ANZEIGEOPTIONEN ermöglicht das vollständige Ein- oder Ausblenden, sowie das Minimieren des Ribbon. Die ausgewählte Anzeigeoption ist nur für die aktive Anwendung gültig.

Kontextbezogene Registerkarten

Kontextbezogene Registerkarte werden eingeblendet, sobald Sie im Inhaltsbereich der Anwendung ein Objekt aktivieren oder markieren, für dessen Bearbeitung zusätzliche Funktionen zur Verfügung stehen. Wählen Sie z.B. eine Grafik aus, so erscheint am Ende des Menübands eine zusätzliche REGISTERKARTE BILDTOOLS / FORMAT. Auf diesem Reiter befinden sich Optionen zur inhaltlichen und formalen Anpassung der Grafik. Gleiches gilt für Tabellen oder auch Diagramme.

Optimierung für Touch

Mit Office 2013 können Sie die Darstellung des Ribbon für die Touch-Bedienung optimieren. Die Schnellstartleiste beinhaltet im Standard eine neue SCHALTFLÄCHE FINGEREINGABE- / MAUSMODUS. Das Aktivieren des Fingereingabemodus wirkt sich auf alle Anwendungen in Office 2013 aus.

Anpassung des Menübands

Als Benutzer können Sie die vordefinierten Menübänder anpassen und neue Registerkarten gestalten. Zum Anpassen des Menübands genügt ein Rechtsklick auf eine Registerkarte und die Auswahl des Befehls MENÜBAND ANPASSEN. Die Anpassung erfolgt in den Anwendungsoptionen. Dort können Sie bestehende Registerkarten und Befehlsgruppen umbenennen, die Sortierung ändern, Befehle zufügen oder löschen, sowie neue Registerkarten und Befehlsgruppen erstellen. Zu den Anwendungsoptionen gelangen Sie auch über den BackStage Bereich. Klicken Sie hierzu auf Datei und wählen Sie Optionen.

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DIE ANWENDUNGEN DES MS OFFICE 2013 SYSTEMS BIETEN ZAHLREICHE HILFSMITTEL ZUR LEICHTEREN BEDIENUNG UND EFFEKTIVEREN ARBEIT. NEBEN DER INDIVIDUELL GESTALTBAREN SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF, ZÄHLEN DIE MINISYMBOLLEISTE UND DAS ERWEITERTE KONTEXTMENU DAZU. WEITERHIN SIND KATALOGE UND LIVEVORSCHAUEN WICHTIGE BEDIENHILFEN IN OFFICE 2013. ZUM TEIL SIND DIE FUNKTIONALITÄTEN AUS DER GENERATION 2010 ÜBERNOMMEN, ZUM TEIL ABER AUCH ENORM ERWEITERT.

Symbolleiste für den Schnellzugriff

Oberhalb des Menübands befindet sich die Symbolleiste für den Schnellzugriff. Standardmäßig verfügt diese Leiste über die Befehle Speichern, Rückgängig und Wiederholen, sowie der Auswahl zum Eingabemodus. Optional können Sie der Liste beliebig viele Befehle und Funktionen zufügen, um schneller darauf zugreifen zu können. Zum Hinzufügen von Elementen Klicken Sie auf das Symbol mit einem Strich und einem Pfeil nach unten. Die Auswahl bietet bereits einige Standardbefehle zur Einbindung an. Über Weitere Befehle können Sie auf alle Befehle und Funktionen zugreifen und diese der Schnellstartleiste zufügen.

Um die Schnellstartleiste unterhalb des Menübands anzuzeigen, wählen Sie den gleichnamigen Befehl.

Kontextmenu

Wie in früheren Versionen öffnet sich das Kontextmenu durch einfachen Rechtsklick. Allerdings ist das Kontextmenu in Office 2013 wesentlich umfangreicher. So lassen sich hierüber bereits Einstellungen für Aufzählungszeichen und Nummerierungen vornehmen. Darüber hinaus können bereits die qualitativ hochwertigen Einfüge Optionen mit direkter Vorschau des Ergebnisses abgerufen und Formatvorlagen zugewiesen werden. Mit dem Kontextmenu wird auch die Minisymbolleiste eingeblendet.

Minisymbolleiste

Markieren von Text in Office 2013 öffnet die Minisymbolleiste mit wesentlichen Formatierungsbefehlen für den markierten Inhalts. Die Symbolleiste erschien in Office 2010 anfänglich verblasst und wurde durch Heranführen der Maus vollständig sichtbar. In Office 2013 wird die Symbolleiste sofort voll eingeblendet. Mit der Minisymbolleiste können Sie direkt am Text auf die wichtigsten Befehle und Funktionen zur Zeichen- und Absatzformatierung zugreifen.

Statusleiste

Auch die Statusleiste der Office Anwendungen hat sich gegenüber früheren Anwendungen stark verändert. Zwar hat sich die Position der Statusleiste am unteren Bildschirmrand nicht verändert, jedoch sind einige Informationen nicht mehr standardmäßig eingetragen. Vielmehr steht es jedem Anwender jetzt frei, welche Informationen angezeigt werden und welche ausgeblendet werden. Über Rechtsklick auf die Statusleiste öffnet sich die Auswahlliste, aus der die gewünschten Funktionen aktiviert werden können.

Zur stufenlosen Regulierung der Darstellungsgröße steht ein Schieberegler im rechten Teil der Statusleiste zur Verfügung. Um die Größe zwischen 10 und 500 Prozent zu ändern, ziehen Sie den Regler mit gedrückter Maustaste nach links bzw. rechts. Alternativ lässt sich die Größe über das Plus- oder Minuszeichen um jeweils 10 Prozent anpassen.

Einfügeoptionen

Office 2013 bietet eine umfangreiche Palette an Einfüge Optionen. Fortgesetzt aus Office 2010 ist die Vorschaufunktion. Durch einfaches Führen der Maus über die einzelnen Optionen wird das resultierende Ergebnis simuliert und dargestellt. Dadurch sehen Sie das Resultat, bevor Sie es tatsächlich ausführen und sparen somit Zeit.

Kataloge und Livevorschau

Zur schnellen Formatierung bieten einige Registerkarten Kataloge mit Formatvorlagen. Kombiniert mit der LiveVorschau, bieten die Auswahlmöglichkeiten der Kataloge optimale Gestaltungsmöglichkeiten zur Arbeit mit Dokumenten. Markieren Sie einen Text und fahren Sie mit der Maus über die in einem Katalog angebotenen Formatvorlagen. Der markierte Text wird entsprechend der Formatvorlage dargestellt, auf der Sie mit der Maus sind. Erst durch Klicken wird eine Vorlage aktiviert und fest auf den markierten Text angewandt.

Eine Kombination aus Einfüge Optionen, Katalog und Live Vorschau ist die in Office 2013 implementierte Schnellanalyse. Schnellanalyse Optionen werden in Excel 2013 sichtbar, wenn Sie eine zusammenhängende Reihe von Datensätzen markieren. Am unteren rechten Rand erscheint dann das Auswahlfeld der Schnellanalyse, über welches Sie eine Vorschau für Bedingte Formatierungen, Diagramme, Pivot Auswertungen oder Summierungen und andere Auswertungen simulieren lassen können. Die Vorschauergebnisse sind immer mit einem Leuchten hinterlegt.

Formatierungssymbole

Besonders bei umfangreichen Dokumenten ist eine einheitliche Textformatierung wichtig. Um dies sicherzustellen, sollten Sie Formatierungszeichen einblenden. Hierzu gehören Zeichen zur Bestimmung des Layouts und Zeichen zur Erkennung unsichtbarer Prozesse. (z.B. Indizierung) Über die Registerkarte Start werden in der Befehlsgruppe Absatz die Formatierungszeichen ein- und ausgeblendet.